Deux outils de planification essentiels pour votre entreprise

extrait de www.bdc.ca

Il est essentiel, pour assurer sa réussite en affaires, d'avoir des objectifs clairement définis et de mesurer les progrès enregistrés en vue de leur réalisation. La question est de savoir comment déterminer ce que votre entreprise peut accomplir, d'une façon réaliste, dans un laps de temps donné.

À cet égard, 2 outils de planification essentiels peuvent vous aider. Le tableau de bord de gestion est un outil qui suit l'évolution de votre rendement. L'analyse comparative vous permet pour sa part d'évaluer votre rendement par rapport à celui d'autres acteurs de l'industrie. L'un et l'autre vous permettront de continuer à faire progresser votre entreprise.

Tableau de bord de gestion
Un compteur de vitesse ou une jauge à essence vous fournissent des indications essentielles pour vous rendre à bon port en toute sécurité et dans les délais prévus. Il ne vous viendrait pas à l'idée de conduire une voiture qui en serait dépourvue. De la même façon, toutes les entreprises devraient garder certains types d'information à l'œil pour s'assurer de maintenir le cap. Le tableau de bord de gestion vous fournit des données récentes et objectives sur votre entreprise, dont vous pouvez vous servir pour prendre des décisions éclairées.

Cet outil est connu sous une foule d'autres noms: tableau de bord exécutif ou du rendement, sommaire des indicateurs de rendement clés (IRC) et fiche de rendement de l'entreprise.

Pour l'essentiel, le tableau de bord de gestion permet aux gestionnaires de voir d'un seul coup d'œil les aspects les plus importants de leur entreprise. Il fait en un seul et même endroit un résumé des données recueillies auprès de différentes sources à l'échelle de votre entreprise. Il peut comprendre une vue d'ensemble, des chiffriers et des éléments graphiques (comme des diagrammes à barres ou des diagrammes circulaires).

Un tableau de bord de gestion peut être créé à l'aide de progiciels spécialisés permettant une actualisation de l'information en temps réel. Il peut aussi être conçu au moyen d'outils simples, tels qu'un chiffrier électronique ou un logiciel de traitement de texte, à l'aide desquels vous pourrez effectuer un suivi manuel des données importantes sur une base régulière.

Les avantages d'un tableau de bord sont nombreux. Il permet de convertir les objectifs en données mesurables et d'obtenir rapidement des renseignements objectifs. Les graphiques facilitent les évaluations rapides et permettent de repérer facilement les tendances négatives ou les problèmes dans les projets ou les différents services.

Optimiser l'utilisation du tableau de bord
Pour accroître autant que possible les avantages de votre tableau de bord, vous devez l'adapter à votre entreprise. Avant de décider des aspects à surveiller, commencez par passer en revue vos principaux objectifs d'affaires. Ceux-ci doivent être aussi précis que possible. Par exemple, voulez-vous augmenter le nombre de clients fidélisés ou trouver davantage de nouveaux clients? Est-ce une priorité pour vous d'améliorer les flux de trésorerie? Souhaitez-vous éventuellement exécuter les commandes plus rapidement ou réduire le nombre de produits retournés?

Établissez les IRC que vous souhaitez utiliser pour mesurer fréquemment vos progrès par rapport à vos objectifs d'affaires. Ces IRC doivent respecter le principe SMART: Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et fixés dans le Temps.

Suivre de près les données
Vous devriez recueillir continuellement des données pour le tableau de bord et les passer en revue régulièrement. La consultation du tableau de bord est d'autant plus efficace que vous l'intégrez à votre emploi du temps. À la longue, ces données formeront un tableau d'ensemble qui vous permettra de détecter rapidement les nouvelles tendances ou les anomalies.

Points éventuels à surveiller
Si vous attachez de l'importance au nombre de clients fidélisés, vous pourriez calculer le nombre de clients qui passent une deuxième commande en un laps de temps bien défini (3, 6 ou 12 mois). Si vous avez pour objectif de trouver de nouveaux clients, vous pourriez évaluer le pourcentage de clients éventuels et de référencements de clients qui se traduisent par une commande en l'espace de 12 mois. Si votre priorité est d'améliorer les flux de trésorerie de votre entreprise, vous pouvez commencer par recenser les comptes dont le paiement accuse un retard de plus de 30 jours. Vous remarquerez ainsi rapidement toute augmentation des comptes impayés. En agissant immédiatement et en intensifiant les efforts de recouvrement, vous pourrez corriger la situation avant qu'elle n'affecte votre trésorerie.

Tableau de bord électronique
Les logiciels de tableau de bord présentent généralement vos données sous une forme graphique (diagrammes, indicateurs de mesure ou voyants avertisseurs) facile à comprendre. Vous pouvez également télécharger des objets fenêtre (dashboard widgets). Il s'agit d'outils d'interface graphique qui recueillent des informations et les affichent sur votre bureau. Chaque objet fenêtre (ou widget) peut, comme n'importe quelle icône ou fenêtre, être déplacé sur le bureau, réorganisé ou supprimé.

Si vous envisagez l'achat d'un logiciel, vous devez bien connaître les besoins de votre entreprise. Évaluez s'il peut s'adapter aux IRC que vous souhaitez suivre de près et si vous avez besoin d'un logiciel additionnel pour recueillir des données. Vérifiez s'il couvre plusieurs secteurs fonctionnels ou s'il est propre à un seul d'entre eux (p. ex., les ressources humaines). Veillez à ce qu'il soit non seulement flexible et facile à personnaliser, mais qu'il s'intègre également à vos autres systèmes (comme la gestion des relations avec la clientèle et le logiciel de comptabilité). Pour terminer, regardez si vous pouvez modifier la façon de générer les rapports (par région, par représentant commercial ou par produit).

Après avoir établi ce dont vous avez besoin, vous devez dresser un budget comprenant les coûts liés à l'achat, à l'installation, à la formation et à la maintenance annuelle. Tenez compte des coûts associés aux mises à jour ou aux composantes additionnelles. Peut-être voudrez-vous aussi préparer un plan d'acquisition pour étaler les coûts.

Analyse comparative
Faire le point sur la situation d'autres entreprises de votre secteur vous aidera à avoir une idée plus juste de vos propres pratiques d'affaires.

Bien souvent, les ratios financiers peuvent vous permettre de faire des comparaisons avec les moyennes et médianes de l'industrie.

Les entreprises innovatrices, qui sont des chefs de file, peuvent aussi servir de modèles à d'autres. L'analyse comparative consiste à repérer les meilleures pratiques (résultats obtenus) des leaders de l'industrie et à comparer ensuite votre propre rendement au leur.

Une analyse comparative peut couvrir pratiquement tous les domaines d'une entreprise et s'avérer un outil très utile pour en favoriser l'amélioration continue.

Avantages
Le fait de comparer votre rendement à celui d'autres entreprises vous permet également d'améliorer la planification stratégique, l'efficacité de vos opérations ainsi que vos produits et services.

Étapes de l'analyse comparative
Il existe 6 étapes fondamentales pour réussir une analyse comparative.

1. Déterminez le secteur que vous souhaitez améliorer

2. Mesurez votre rendement dans ce secteur

3. Déterminez les entreprises ou l'industrie auxquelles vous voulez
vous comparer

4. Déterminez votre façon de recueillir l'information sur le ou les
sujets ciblés

5. Comparez les données rassemblées à votre rendement

6. Dressez un plan d'action pour combler tous les écarts que vous
pourriez avoir relevés

Le gouvernement fédéral offre un outil en ligne pour aider les Canadiens à comparer leur entreprise à d'autres du même secteur d'activité, à partir de données recensées par Statistique Canada. Pour en retirer le maximum d'avantages, vous devez inscrire toutes les données financières de votre entreprise. http://www.ic.gc.ca/eic/site/pp-pp.nsf/fra/accueil

La BDC fournit elle aussi un outil d'analyse comparative à ses clients. Celui-ci leur permet de se comparer à l'industrie à trois égards: le délai moyen de recouvrement des comptes clients, le délai moyen de règlement des comptes fournisseurs et la rotation des stocks. Ces comparaisons peuvent faire ressortir les domaines dans lesquels votre entreprise s'en tire bien et ceux qu'elle gagnerait à améliorer.

Faire des comparaisons
Vous devriez considérer l'analyse comparative et les meilleures pratiques comme des moyens de mieux comprendre vos propres processus d'affaires. Assurez-vous de bien saisir pourquoi l'entreprise à laquelle vous vous comparez a réussi avant de l'imiter. Des pratiques qui font des merveilles pour une entreprise n'en feront pas nécessairement autant pour d'autres.

Vous devriez par conséquent évaluer soigneusement si une pratique exemplaire pourra donner de bons résultats pour votre entreprise, dont la taille, les marchés ou l'orientation stratégique peuvent être différents. Les pratiques doivent servir avant tout de source d'inspiration. Vous pouvez ensuite les adapter afin qu'elles cadrent avec vos réalités et vos besoins particuliers.














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Comment évaluer l’entreprise à acquérir

extrait de www.BDC.ca

Déterminer la valeur d'une entreprise que vous voulez acquérir est un exercice complexe. Il s'agit d'une tâche laborieuse, qui est loin d'être une science exacte. L'évaluation fournit une valeur théorique qui vous donnera une idée du juste prix à payer pour l'entreprise.

Vous ne devez pas vous fier au seul jugement de votre comptable ou du vendeur. Il est recommandé de faire appel à un spécialiste de l'évaluation d'entreprises pour qu'il produise un rapport indépendant. Bien qu'il s'agisse d'un domaine non réglementé, l'Institut canadien des experts en évaluation d'entreprises (ICEEE) (en anglais) fournit des lignes directrices et un code de déontologie.

En règle générale, il vous sera rarement possible de comparer votre acquisition potentielle avec une transaction semblable. Les données disponibles à l'égard de ce genre de transaction privée sont plutôt rares et, bien souvent, elles ne s'appliqueront pas à votre situation. Il se peut également que les modalités soient trop liées à un secteur d'activité particulier pour être utiles et que des circonstances particulières – telles que le paiement d'une prime par l'acheteur en vue d'éliminer la concurrence – viennent fausser la valeur réelle de l'entreprise.

Trois niveaux d'assurance
Selon l'ICEEE, il existe trois sortes de rapport allant du plus approximatif au plus détaillé:

1- Rapport de calcul: Sert à obtenir une estimation approximative aux fins de la planification initiale

2- Rapport d'estimation: Idéal pour les négociations préalables, la planification successorale et les situations qui comportent des enjeux importants, mais soumis à des limitations budgétaires

3- Rapport exhaustif/d'opinion: Approprié dans les situations qui présentent des risques élevés ou des enjeux importants ou lorsqu'il y a des poursuites judiciaires

Pour préparer son rapport, l'évaluateur procède à un examen des faits et des données financières historiques, après quoi il fait les ajustements nécessaires pour tenir compte des circonstances spéciales. Il formule ensuite une conclusion en clarifiant les incidences de son évaluation sur la valeur estimée. L'évaluateur émet en outre une réserve liée à l'étendue du mandat, qui varie en fonction de la qualité du rapport fourni.

Travaux requis

Pour fournir un rapport de calcul, l'évaluateur examine et analyse l'information financière et peut avoir des rencontres avec la direction.

Le rapport d'estimation suit la même démarche, mais est plus exhaustif. L'évaluateur calcule les bénéfices «normalisés» en ajustant les dépenses et les revenus exceptionnels et non récurrents tirés des états financiers historiques. Ceci peut comprendre les salaires et les primes de la direction, lesquels peuvent être inférieurs ou supérieurs à la valeur marchande, laquelle sera ensuite ajustée pour refléter les normes actuelles du marché.

Dans le rapport exhaustif, l'évaluateur émet une opinion. Ce rapport fournit une analyse plus approfondie de l'entreprise et passe en revue les éléments suivants:

- Brevets, règlements et conventions d'actionnaires

- Contextes économique et sectoriel de l'entreprise

- Conjoncture du marché et concurrence

- Clientèle et contrats, carnet de commandes

- Contrats et engagements avec les fournisseurs

- Visite des installations de l'entreprise

- Données financières et prospectives

- Justification du choix des taux d'actualisation et de capitalisation selon des modèles financiers reconnus

Principes d'évaluation fondamentaux

La première étape dans la démarche d'établissement d'un prix consiste à fixer la juste valeur marchande de l'entreprise. Les trois grands principes d'évaluation sont les suivants:

-La valeur est tributaire des attentes
-La valeur est tributaire des flux de trésorerie futurs
-La valeur dépend des immobilisations matérielles

Méthodes et techniques d'évaluation

Il existe deux méthodes de base pour déterminer la valeur d'une entreprise:


Valeur de l'actif

- Valeur comptable: Valeur nette de l'entreprise, obtenue en soustrayant le passif de l'actif. Les valeurs reposent sur les états financiers; toutefois, les biens immeubles sont habituellement ajustés pour refléter la valeur marchande courante

- Valeur de liquidation: Suppose que l'entreprise procède à la vente de tous ses actifs et qu'elle rembourse toutes ses dettes. L'excédent représente la valeur de l'entreprise

Bénéfices et flux de trésorerie

- Actualisation des flux de trésorerie: Valeur fondée sur la valeur actualisée des flux de trésorerie futurs d'une entreprise

- Valeur d'exploitation: Suppose que l'entreprise poursuivra le cours normal de ses activités. Cette valeur est calculée en multipliant les bénéfices prévus par un multiple des bénéfices pour arriver à la valeur des bénéfices capitalisés

Les techniques les plus couramment utilisées pour calculer la valeur d'une entreprise comprennent notamment:

La capitalisation du bénéfice net représentatif

Une valeur peut être attribuée aux bénéfices futurs provenant de l'acquisition. Pour obtenir la valeur d'exploitation, un multiple de capitalisation est appliqué aux bénéfices de l'entreprise et aux éléments d'actif hors exploitation à la valeur marchande courante

La capitalisation du flux monétaire représentatif

Identique à la technique ci‑dessus, sauf que ce sont les flux de trésorerie qui sont capitalisés plutôt que les bénéfices

L'actualisation des flux monétaires prévisibles

Consiste à déterminer les flux monétaires futurs les plus probables et à trouver la valeur actuelle en les actualisant à la date de l'évaluation

La détermination de l'actif net redressé

Repose sur le calcul de la juste valeur marchande de l'actif, moins tous les éléments de passif. Elle s'applique aux entreprises qui ont des biens immeubles considérables inscrits dans leur bilan ou dont la valeur tient à leur actif plutôt qu'à leur exploitation
Pour plus d'information, consultez le guide Étapes vers le capital de croissance offert sur le site web d'Entreprises Canada.

Autres règles
Dans certains secteurs de l'industrie des services, la valeur d'une entreprise est évaluée selon un multiple des recettes. Par exemple, un bureau de courtier d'assurances vaut de 1 à 1,5 fois les commissions touchées pour une période déterminée par négociation.

Au bout du compte, ce qui détermine les conditions d'achat et le prix final, ce sont les négociations entre vous et le vendeur.