Deux outils de planification essentiels pour votre entreprise

extrait de www.bdc.ca

Il est essentiel, pour assurer sa réussite en affaires, d'avoir des objectifs clairement définis et de mesurer les progrès enregistrés en vue de leur réalisation. La question est de savoir comment déterminer ce que votre entreprise peut accomplir, d'une façon réaliste, dans un laps de temps donné.

À cet égard, 2 outils de planification essentiels peuvent vous aider. Le tableau de bord de gestion est un outil qui suit l'évolution de votre rendement. L'analyse comparative vous permet pour sa part d'évaluer votre rendement par rapport à celui d'autres acteurs de l'industrie. L'un et l'autre vous permettront de continuer à faire progresser votre entreprise.

Tableau de bord de gestion
Un compteur de vitesse ou une jauge à essence vous fournissent des indications essentielles pour vous rendre à bon port en toute sécurité et dans les délais prévus. Il ne vous viendrait pas à l'idée de conduire une voiture qui en serait dépourvue. De la même façon, toutes les entreprises devraient garder certains types d'information à l'œil pour s'assurer de maintenir le cap. Le tableau de bord de gestion vous fournit des données récentes et objectives sur votre entreprise, dont vous pouvez vous servir pour prendre des décisions éclairées.

Cet outil est connu sous une foule d'autres noms: tableau de bord exécutif ou du rendement, sommaire des indicateurs de rendement clés (IRC) et fiche de rendement de l'entreprise.

Pour l'essentiel, le tableau de bord de gestion permet aux gestionnaires de voir d'un seul coup d'œil les aspects les plus importants de leur entreprise. Il fait en un seul et même endroit un résumé des données recueillies auprès de différentes sources à l'échelle de votre entreprise. Il peut comprendre une vue d'ensemble, des chiffriers et des éléments graphiques (comme des diagrammes à barres ou des diagrammes circulaires).

Un tableau de bord de gestion peut être créé à l'aide de progiciels spécialisés permettant une actualisation de l'information en temps réel. Il peut aussi être conçu au moyen d'outils simples, tels qu'un chiffrier électronique ou un logiciel de traitement de texte, à l'aide desquels vous pourrez effectuer un suivi manuel des données importantes sur une base régulière.

Les avantages d'un tableau de bord sont nombreux. Il permet de convertir les objectifs en données mesurables et d'obtenir rapidement des renseignements objectifs. Les graphiques facilitent les évaluations rapides et permettent de repérer facilement les tendances négatives ou les problèmes dans les projets ou les différents services.

Optimiser l'utilisation du tableau de bord
Pour accroître autant que possible les avantages de votre tableau de bord, vous devez l'adapter à votre entreprise. Avant de décider des aspects à surveiller, commencez par passer en revue vos principaux objectifs d'affaires. Ceux-ci doivent être aussi précis que possible. Par exemple, voulez-vous augmenter le nombre de clients fidélisés ou trouver davantage de nouveaux clients? Est-ce une priorité pour vous d'améliorer les flux de trésorerie? Souhaitez-vous éventuellement exécuter les commandes plus rapidement ou réduire le nombre de produits retournés?

Établissez les IRC que vous souhaitez utiliser pour mesurer fréquemment vos progrès par rapport à vos objectifs d'affaires. Ces IRC doivent respecter le principe SMART: Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et fixés dans le Temps.

Suivre de près les données
Vous devriez recueillir continuellement des données pour le tableau de bord et les passer en revue régulièrement. La consultation du tableau de bord est d'autant plus efficace que vous l'intégrez à votre emploi du temps. À la longue, ces données formeront un tableau d'ensemble qui vous permettra de détecter rapidement les nouvelles tendances ou les anomalies.

Points éventuels à surveiller
Si vous attachez de l'importance au nombre de clients fidélisés, vous pourriez calculer le nombre de clients qui passent une deuxième commande en un laps de temps bien défini (3, 6 ou 12 mois). Si vous avez pour objectif de trouver de nouveaux clients, vous pourriez évaluer le pourcentage de clients éventuels et de référencements de clients qui se traduisent par une commande en l'espace de 12 mois. Si votre priorité est d'améliorer les flux de trésorerie de votre entreprise, vous pouvez commencer par recenser les comptes dont le paiement accuse un retard de plus de 30 jours. Vous remarquerez ainsi rapidement toute augmentation des comptes impayés. En agissant immédiatement et en intensifiant les efforts de recouvrement, vous pourrez corriger la situation avant qu'elle n'affecte votre trésorerie.

Tableau de bord électronique
Les logiciels de tableau de bord présentent généralement vos données sous une forme graphique (diagrammes, indicateurs de mesure ou voyants avertisseurs) facile à comprendre. Vous pouvez également télécharger des objets fenêtre (dashboard widgets). Il s'agit d'outils d'interface graphique qui recueillent des informations et les affichent sur votre bureau. Chaque objet fenêtre (ou widget) peut, comme n'importe quelle icône ou fenêtre, être déplacé sur le bureau, réorganisé ou supprimé.

Si vous envisagez l'achat d'un logiciel, vous devez bien connaître les besoins de votre entreprise. Évaluez s'il peut s'adapter aux IRC que vous souhaitez suivre de près et si vous avez besoin d'un logiciel additionnel pour recueillir des données. Vérifiez s'il couvre plusieurs secteurs fonctionnels ou s'il est propre à un seul d'entre eux (p. ex., les ressources humaines). Veillez à ce qu'il soit non seulement flexible et facile à personnaliser, mais qu'il s'intègre également à vos autres systèmes (comme la gestion des relations avec la clientèle et le logiciel de comptabilité). Pour terminer, regardez si vous pouvez modifier la façon de générer les rapports (par région, par représentant commercial ou par produit).

Après avoir établi ce dont vous avez besoin, vous devez dresser un budget comprenant les coûts liés à l'achat, à l'installation, à la formation et à la maintenance annuelle. Tenez compte des coûts associés aux mises à jour ou aux composantes additionnelles. Peut-être voudrez-vous aussi préparer un plan d'acquisition pour étaler les coûts.

Analyse comparative
Faire le point sur la situation d'autres entreprises de votre secteur vous aidera à avoir une idée plus juste de vos propres pratiques d'affaires.

Bien souvent, les ratios financiers peuvent vous permettre de faire des comparaisons avec les moyennes et médianes de l'industrie.

Les entreprises innovatrices, qui sont des chefs de file, peuvent aussi servir de modèles à d'autres. L'analyse comparative consiste à repérer les meilleures pratiques (résultats obtenus) des leaders de l'industrie et à comparer ensuite votre propre rendement au leur.

Une analyse comparative peut couvrir pratiquement tous les domaines d'une entreprise et s'avérer un outil très utile pour en favoriser l'amélioration continue.

Avantages
Le fait de comparer votre rendement à celui d'autres entreprises vous permet également d'améliorer la planification stratégique, l'efficacité de vos opérations ainsi que vos produits et services.

Étapes de l'analyse comparative
Il existe 6 étapes fondamentales pour réussir une analyse comparative.

1. Déterminez le secteur que vous souhaitez améliorer

2. Mesurez votre rendement dans ce secteur

3. Déterminez les entreprises ou l'industrie auxquelles vous voulez
vous comparer

4. Déterminez votre façon de recueillir l'information sur le ou les
sujets ciblés

5. Comparez les données rassemblées à votre rendement

6. Dressez un plan d'action pour combler tous les écarts que vous
pourriez avoir relevés

Le gouvernement fédéral offre un outil en ligne pour aider les Canadiens à comparer leur entreprise à d'autres du même secteur d'activité, à partir de données recensées par Statistique Canada. Pour en retirer le maximum d'avantages, vous devez inscrire toutes les données financières de votre entreprise. http://www.ic.gc.ca/eic/site/pp-pp.nsf/fra/accueil

La BDC fournit elle aussi un outil d'analyse comparative à ses clients. Celui-ci leur permet de se comparer à l'industrie à trois égards: le délai moyen de recouvrement des comptes clients, le délai moyen de règlement des comptes fournisseurs et la rotation des stocks. Ces comparaisons peuvent faire ressortir les domaines dans lesquels votre entreprise s'en tire bien et ceux qu'elle gagnerait à améliorer.

Faire des comparaisons
Vous devriez considérer l'analyse comparative et les meilleures pratiques comme des moyens de mieux comprendre vos propres processus d'affaires. Assurez-vous de bien saisir pourquoi l'entreprise à laquelle vous vous comparez a réussi avant de l'imiter. Des pratiques qui font des merveilles pour une entreprise n'en feront pas nécessairement autant pour d'autres.

Vous devriez par conséquent évaluer soigneusement si une pratique exemplaire pourra donner de bons résultats pour votre entreprise, dont la taille, les marchés ou l'orientation stratégique peuvent être différents. Les pratiques doivent servir avant tout de source d'inspiration. Vous pouvez ensuite les adapter afin qu'elles cadrent avec vos réalités et vos besoins particuliers.














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